«Etikk» dreier seg om å forholde seg redelig til verdigrunnlag. ”Verdigrunnlaget” er summen av de oppfatningene vi har om «godt og riktig» eller – på den annen side «dårlig og galt». For oss, som medarbeidere organisasjonen Hadsel kommune, dreier ”etikk” seg om å forholde seg redelig til det felles verdigrunnlaget som finnes i vår organisasjon, eller samfunnet for øvrig. «Etiske retningslinjer» skal formulere dette verdigrunnlaget og gi nødvendig veiledning slik at hver medarbeider får kjennskap til det og vet hvordan det skal kunne praktiseres i det daglige arbeidet.
Kommunens kjerneverdier: engasjert – samlende – kreativ – raus – effektiv
Kommunens visjon: Med mulighetene i fokus skaper vi fremtiden. Et hav av muligheter.
Innhold
- HVEM RETNINGSLINJENE GJELDER FOR
- GRUNNREGLER
- HENSYNET TIL KOMMUNENS OMDØMME
- DISKRIMINERING, MOBBING, VOLD OG TRUSLER
- GAVER, GODTGJØRELSER OG LIGNENDE
- TESTAMENTARISKE GAVER
- INNKJØP
- BRUK AV KOMMUNENS UTSTYR OG EIENDELER
- HABILITET
- BEHANDLING AV OPPLYSNINGER
- VARSLING
- YTRINGSFRIHETEN OG LOJALITETSPLIKT
- NÆRE PERSONLIGE RELASJONER PÅ JOBBEN
- FORHOLDET TIL ETISKE RETNINGSLINJER
1. Hvem retningslinjene gjelder for
De etiske retningslinjene gjelder for Hadsel kommune, inkludert de kommunale foretakene. Det oppfordres til at de heleide kommunale aksjeselskapene også slutter seg til de samme retningslinjene.
Retningslinjene gjelder for både folkevalgte og medarbeidere.
I det videre brukes begrepet medarbeidere Om både arbeidsgivere og arbeidstakere, om ikke annet er spesifisert.
2. Grunnregler
- Hadsel kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og medarbeidere har ansvar for å etterleve dette prinsippet.
- Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Det forventes at alle yter sitt beste for at det skal bli kvalitet på arbeidet som utføres, og for at felles mål skal nås. Det skal vises respekt for hverandres arbeid. Positive kollegiale holdninger styrker arbeidsmiljøet.
- Medarbeiderne skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis,uetiske handlinger, eller annet som kan skade kommunens omdømme og/eller integritet.
- Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunensvirksomhet. Dette innebærer også at alle forholder seg lojalt til vedtak som er truffet.
- Ingen kan heller på vegne av kommunen foreta handlinger som er i strid med god forretningsskikk. Kommunen legger vekt på at alle forhold i forbindelse med sine forretningstransaksjoner blir korrekt behandlet og registrert. Alle fakturaer med bilag og dokumenter fra forretningsforbindelserskal være fullstendige og korrekte.
3. Hensynet til kommunens omdømme
Enhver folkevalgt og medarbeider i Hadsel kommune er en ambassadør for Hadsel kommune. Som en del av en offentlig virksomhet, og i Hadsel kommune, bidrar man til hvordan innbyggere og andre oppfatter kommunen. Man skal derfor være bevisst på hvordan man opptrer som ansatt på ulike arenaer, samt i ulike roller man har.
Sosiale medier er ofte forbundet med det som hører til privatlivet, og får en stadig større plass.
Dette gjelder både på den private arenaen og på jobbarenaen. Grensene kan ofte virke opplagte, men er det sjelden. Derfor må man være ekstra oppmerksom på hva man uttaler seg om, spesielt om det grenser opp mot sin egen arbeidsplass/virksomhet. Sosiale medier har ofte stor makt, og man må også her være bevisst sin rolle som ambassadør for Hadsel kommune. Dette gjelder spesielt for folkevalgte, lederstillinger, og andre i sentrale stillinger/verv.
Som folkevalgt og medarbeider i Hadsel kommune forventes det at du bidrar til å markedsføre kommunen og de medarbeidere i kommunen på en god måte. Videre forventes det at du ikke setter kommunen i et dårlig lys ved å opptre på en utilbørlig måte, eller begår straffbare handlinger.
Du bes om å vurdere nøye om medlemskap i ulike organisasjoner, innehaver av ulike verv og lignende er i tråd med kommunens verdier og/eller kan skade kommunens omdømme. Det vises spesielt til at eksempelvis verv i spesielle MC-miljøer vil kunne oppfattes som uakseptabelt fra Hadsel kommunes side.
Ledere, eller medarbeidere i nøkkelstillinger og folkevalgte, skal være særskilt oppmerksom på at det stilles ekstra forventninger til at man går foran som et godt eksempel og som en god ambassadør for Hadsel kommune.
Medarbeidere i ledende stillinger og folkevalgte oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser på webregisteret http://www.styrevervregisteret.no
4. Diskriminering, mobbing, vold og trusler
Hadsel kommune, både folkevalgte og medarbeidere, tar sterk avstand fra alle former for diskriminering, mobbing, vold, trusler og trakassering.
Som folkevalgt eller medarbeider i Hadsel kommune forventer vi at du griper inn og varsler nærmeste leder, der hvor du ser at mobbing og/eller trakassering skjer, og arbeider aktivt for å forebygge det.
Der hvor nærmeste leder er involvert skal neste ledd i tjenestevei nyttes.
5. Gaver, godtgjørelser og lignende
Folkevalgte og medarbeidere i kommunen skal unngå personlige fordeler av en art som er eller kan oppfattes som:
et forsøk på å påvirke handlinger, saksforberedelser, beslutninger, eller vedtak direkte påvirkning av handlinger, saksforberedelse, beslutninger eller vedtak.
I utgangspunktet vil som oftest gaver, godtgjørelser og lignende kunne oppfattes som et forsøk på, eller som direkte påvirkning, dersom den som gir gaven har en interesse som rettes mot kommunen, selv om intensjonen er en annen.
Dersom det likevel tas i mot gaver må følgende kriterier være oppfylt:
- Gavene skal registreres og fortrinnsvis komme arbeidsplassen/virksomheten til gode. Det skal unngås at enkeltpersoner begunstiges.
- Det skal praktiseres åpenhet rundt gavene.
- Gavene som mottas må være av mindre verdi, og gis til vanlige anledninger oghøytider fra etablerte samarbeidspartnere.
- Gaver fra brukere og pårørende kan mottas dersom gaven er av minimal verdi og handlingen ved å gi gaven må antas å ha stor personlig betydning for giveren. Slike
gaver skal likevel registreres på samme måte som i punkt nr 1. - Dersom man er i tvil om gaven er av en slik verdi eller at det kan oppfattes somforsøk på påvirkning, skal det alltid konsulteres med overordnet nivå som et minimum.
Mottatte gaver som ikke kan aksepteres skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette.
Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen eller kan gi andre grunn til å tro det. Reiseutgifter som skjer i tilknytning til den medarbeideres virksomhet i kommunen, skal reguleres av denne som arbeidsgiver.
6. Testamentariske gaver
Testamentariske gaver reguleres i Arveloven. 1/3 av den totale arven kan for eksempel gis til ideelle organisasjoner, andre personer, osv.
Hadsel kommune er positive til å ta i mot testamentariske gaver, men må av naturlige hensyn oppfordre til at testamentariske gaver ikke gis til enkeltpersoner ansatt i Hadsel kommune der hvor det er en nær relasjon. For eksempel mellom en beboer på et sykehjem og en sykepleier på samme sykehjem.
Medarbeidere i Hadsel kommune må også være oppmerksom på at slike situasjoner kan oppfattes som problematisk, og oppfordre til at slike gaver blir gitt til konkrete formål, som kommer allmennheten til gode. For eksempel aktivitetstilbud ved et sykehjem, oppussing av en ungdomsklubb, eller lignende.
7. Innkjøp
Det vises til kommunens innkjøpsreglement/økonomireglement.
Det presiseres at folkevalgte og medarbeidere ikke kan benytte seg av kommunens innkjøps- og rabattordninger ved personlige innkjøp.
Folkevalgte eller medarbeidere kan heller ikke fremforhandle eller akseptere rabattordninger for en eller flere medarbeidere hos leverandører som kommunen har avtale med, selv om dette er på siden av den avtalen som allerede er inngått.
8. Bruk av kommunens utstyr og eiendeler
Privat bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatteretningslinjer som skal utarbeides av administrasjonen. Der det ikke finnes retningslinjer skal bruken godkjennes av nærmeste leder. Alle medarbeidere plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måten og medvirke til at ressursene ikke misbrukes eller sløses.
Kommunens kjøretøy/maskiner/utstyr skal ikke nyttes av medarbeidere til noen form for privat inntektsgivende virksomhet.
For bruk av kommunens IKT – utstyr henvises til egne retningslinjer.
9. Habilitet
Kommunens folkevalgte og medarbeidere skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre en konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser.
Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede.
Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være:
- Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver.
- Lønnet biverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen.
- Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen.
- Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet.
- Familiære og andre nære sosiale forbindelser.
- Styreverv, tillitsverv, medlemskap, bijobb eller tilsvarende, som ikke er forenlig med de grunnverdier som følger naturlig av den enkeltes medarbeideres jobb i Hadsel kommune,eller de vedtatte verdier og etiske retningslinjer i Hadsel kommune som virksomhet for øvrig.
10. Behandling av opplysninger
Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning.
All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering.
Som folkevalgt eller medarbeider i kommunen gis du stor tillit. Det er derfor viktig at du ikke misbruker den informasjonen du sitter på. Det samme gjelder tilganger til ulike systemer, hvor det
for eksempel er personsensitive opplysninger. Selv om du har tilgang til opplysningene, skal du nvære oppmerksom på at det ikke betyr det samme som at du fritt kan gå inn i disse
opplysningene. Det skal alltid være tjenstlige behov som avgjør om du kan gå inn på opplysninger.
All form for «snoking» (går inn på opplysninger uten tjenstlig behov/av ren nysgjerrighet) er uakseptabelt! Vær oppmerksom på at kommunen for visse fagsystemer er lovpålagt å føre
datalogg over hvem som er inne på de ulike systemene til en hver tid.
11. Varsling
Prinsipper om åpenhet og innbyggernes kontroll med offentlig forvaltning forutsetter at allmennheten får innsyn i kritikkverdige forhold. Dette medfører at kommunens medarbeidere i enkelte tilfelle må kunne gi allmennheten faktiske opplysninger og sin oppfatning av forholdene.
Alle folkevalgte og medarbeidere har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold de får kjennskap til på arbeidsplassen/ved virksomheten som ikke er i samsvar med lover, regler og etiske retningslinjer, der dette ikke er i strid med annen lov.
Spørsmål om adgangen til å gi opplysninger til allmennheten må vurderes i forhold til hensynet til lojalitet og mulig intern rapportering av forholdet. Folkevalgte eller medarbeidere med slik informasjon må vurdere hva motivet er for varslingen og om forholdet objektivt sett er alvorlig.
Tjenestevei må være første alternativ for løsning av saken, deretter tillitsmannsapparatet eller til en offentlig kontroll- eller tilsynsmyndighet før en går ut til allmennheten.
Den som varsler har krav på at varslingen behandles fortrolig og at det ikke settes i verk urettmessige sanksjoner, jfr Arbeidsmiljølovens § 2-4, 2. ledd. Kommunen vil heller ikke etterforske eller anmelde medarbeidernes kontakt med medier, gitt at lovbestemt taushetsplikt overholdes.
Det er utarbeidet egne retningslinjer for varsling.
12. Ytringsfriheten og lojalitetsplikt
Ytringsfrihet er en grunnleggende menneskerettighet som hviler på tungtveiende hensyn til samfunn og enkeltmennesker.
Medarbeidere i kommunen har samme grunnleggende ytringsfrihet, jfr Grunnlovens § 100. Det gjelder også på områder som har tilknytning til den enkeltes arbeidssted/virksomhet. Kulturen i
virksomhetene bør være slik at åpen debatt og kritiske ytringer når fram til det nivået det skal i den interne saksbehandlingen.
Lojalitet er også en grunnleggende verdi. Medarbeidere kan oppleve at lojalitetsplikten kan komme i konflikt med og begrenses av ytringsfriheten. Dette gjelder ytringer som kan skade virksomheten og kommunens interesser. Jo mer ledende stilling og jo nærmere politisk nivå vedkommende står desto strengere vil lojalitetskravet være.
Medarbeidere kan imidlertid uttale seg om omstridte spørsmål/påtale kritikkverdige forhold innad i kommunen og til mediene, hele tiden innenfor grensen av lovbestemt taushetsplikt. Den enkelte medarbeider skal i så fall gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser på vegen av kommunen. Kommunal stillingstittel, brev, faks eller e-post skal derfor ikke brukes.
For øvrig vises det til kommunens arbeidsreglement for forholdet til media.
13. Nære personlige relasjoner på jobben
Hadsel kommune har som holdning at nære personlige relasjoner på jobben er positivt. Likevel er det nødvendig å regulere dette noe. Der hvor det allerede eksisterer eller oppstår nære personlige relasjoner mellom medarbeidere, er det arbeidsgiver/arbeidsleders ansvar å sikre en ordning som gjør at forholdet ikke får konsekvenser for virksomheten.
14. Forholdet til etiske retningslinjer
Kommunestyret har ansvaret for at:
- etikk inngår som en del av folkevalgtopplæringen
- det minimum en gang i kommunestyreperioden fokuseres på utvalgte etiske problemstillinger som kan fungere som refleksjon og debatt
- etiske retningslinjer er gjort kjent for nye kommunestyret
Rådmannens har ansvaret for at:
- etikk inngår som en del av lederopplæringen
- man minimum en gang i året har fokus på utvalgte etiske problemstillinger som kan fungere som refleksjon og debatt.
- etiske retningslinjer er gjort kjent for alle ledere
Ledere for de enkelte arbeidsplasser har ansvaret for at:
- alle nye medarbeidere blir gjort kjent med etiske retningslinjer
- man minimum en gang i året fokuseres på utvalgte etiske problemstillinger som kan fungere som refleksjon og debatt i personalgruppa.
